Kā efektīvi rīkot videokonferences ar ārvalstu klientiem
Sazinoties ar ārvalstu klientiem, viņu uzticības iegūšana ir izšķirošs solis. Internet Plus laikmetā ne tikai-vietņu apmeklējumi, bet arī tiešsaistes videokonferences ir kļuvušas par svarīgu saziņas kanālu. Vietējiem tīrīšanas aprīkojuma piegādātājiem videokonferences rīkošana ar ārvalstu klientiem nav tik vienkārša kā "programmatūras atvēršana un tērzēšana". Ja sagatavošanas darbs nav labi-sagatavots, tas var viegli izraisīt klientu neuzticību -, jo īpaši attiecībā uz tādiem produktiem kā tīrīšanas aprīkojums, kam nepieciešama "cieša pārbaude un detalizēta apspriešana". Neefektīva videokonference ne tikai tērē abu pušu laiku, bet arī var zaudēt potenciālos pasūtījumus.
Pamatojoties uz mūsu ilggadējo pieredzi, apkalpojot ārvalstu klientus, mēs izskaidrosim, kā efektīvi rīkot videokonferences trīs galvenajos posmos: pirms-sapulces sagatavošana, sapulces process un pēc-sanāksmes{2}}pārbaude.
I. Sagatavošanās pirms sanāksmes: lai izvairītos no pārtraukumiem, laicīgi pievērsieties iespējamām problēmām
Videokonferences gludums par 80% ir atkarīgs no sagatavošanās. Ārvalstu klientiem visvairāk nepatīk "negaidītas problēmas" -, piemēram, video aizkavēšanās, neskaidrs audio vai nesagatavotas produktu demonstrācijas. Šīs problēmas var viegli likt klientiem justies neprofesionālam. Tāpēc piegādātājiem vismaz trīs dienas iepriekš jāpabeidz šādi sagatavošanās darbi.
(1) Apstipriniet laiku un rīkus, lai nodrošinātu ērtības abām pusēm
Vispirms nosakiet pareizo tikšanās laiku. Tā kā ārvalstu klienti atrodas dažādās laika joslās, tikšanās nav jāorganizē tikai pēc vietējā laika. Proaktīvi jautājiet klientam: "Kāds laiks jums būtu ērts?" Pēc tam, ņemot vērā savas komandas darba laiku, atrodiet laiku, kas der abām pusēm.
Piemēram, tiekoties ar Vācijas klientu, izvēlieties 13–17 pēc Ķīnas laika (7–9 no rīta Vācijā), kad klients tikai sāk savu dienu un jūsu komandai nav jāstrādā virsstundas. Amerikāņu klientam izvēlieties 8–10 pēc Ķīnas laika (8–22:00 ASV), kad klients ir ārpus darba un jūsu komanda tikai sāk darbu. Pēc apstiprināšanas skaidri norādiet abas laika joslas savos e-pastos un kalendāra ielūgumos, lai izvairītos no neskaidrībām.
Pēc tam izvēlieties pareizo konferenču rīku. No biežāk izmantotajām platformām Zoom un Microsoft Teams ir piemērotas oficiālām sanāksmēm, savukārt WhatsApp videozvani ir ideāli piemēroti ikdienišķākām diskusijām. Daži klienti, kas pārzina Ķīnu, var dot priekšroku Tencent Meeting vai WeChat Video. Iepriekš apstipriniet klienta vēlamo platformu. Ja izmantojat tālummaiņu, reģistrējieties un iepriekš pārbaudiet savu kontu. Ja izmantojat WhatsApp, pārliecinieties, vai tālruņa un datora versija darbojas pareizi, tīkls ir stabils un video, audio un ekrāna koplietošana darbojas nevainojami.
(2) Sagatavojiet vizuālos materiālus, lai padarītu produktu skaidri redzamu
Tīrīšanas iekārtasir fizisks produkts, tāpēc vienkārši pastāstiet klientiem "mūsu grīdas skruberisir augsta tīrīšanas efektivitāte" nepārliecina. Viņiem tas ir jāredz. Sagatavojiet un kārtojiet savā datorā šādus materiālus loģiskā secībā, lai sapulces laikā tos varētu viegli prezentēt:
Produkta fotoattēli un video:Uzņemiet detalizētus aprīkojuma fotoattēlus -, tostarp korpusa materiālu, vadības paneli, birstes disku un notekūdeņu tvertni -, koncentrējoties uz detaļām, kas, visticamāk, rūpēsies klientiem. Varat arī ierakstīt īsu (1–2 minūšu) demonstrācijas video, piemēram, eļļainas grīdas tīrīšanu ar skruberi, parādot procesu no “netīras grīdas” līdz “iztīrītai”. Tas ir daudz pārliecinošāk, nekā vienkārši sakot "augsta tīrīšanas efektivitāte".
Pielāgota risinājuma dokuments:Ja klients ir minējis konkrētas prasības, sagatavojiet vienkāršu piedāvājumu, kas ietver viņa vajadzības, jūsu risinājumus un atbilstošos produkta pielāgojumus.
Tāpat sagatavojiet abieži uzdoto jautājumu saraksts (FAQ)kas paredz, ko klienti var jautāt -, piemēram: "Vai iekārtas spriegums var atbilst mūsu vietējam standartam?", "Kā nomainīt salauztu daļu?" vai "Kāds ir garantijas laiks?" Organizējiet skaidras atbildes, lai tās neaizmirstu vai nesniegtu neprecīzas atbildes.
Piemēram, ja klients jautā: "Vai to var pielāgot Eiropas 230 V spriegumam?", varat nekavējoties atbildēt: "Jā, mūsu aprīkojums atbalsta plašu sprieguma diapazonu no 100 līdz 240 V, un mēs pielāgojam kontaktdakšas Eiropas F tipa standartam." Varat arī parādīt sagatavoto "Sprieguma pielāgošanas parametru tabulu".
II. Tikšanās process: koncentrējieties uz galvenajiem punktiem 30 minūšu laikā, lai piesaistītu klientus
Ideālā gadījumā videokonferencēm vajadzētu ilgt30-45 minūtes- pietiekami garš, lai sniegtu galveno informāciju, bet pietiekami īss, lai saglabātu uzmanību.
(1) Ievads (3 minūtes): izveidojiet saikni pirms biznesa apspriešanas
Sanāksmes sākšana, nekavējoties apspriežot produktus, var šķist pēkšņa. Tā vietā sāciet ar draudzīgu sveicienu, lai izveidotu attiecības. Jūs varētu teikt: "Kā tev klājas pēdējā laikā?" vai "Es dzirdēju, ka jūsu reģionā laikapstākļi ir bijuši lieliski - šodien šeit ir diezgan karsts." Tas palīdz salauzt ledu pirms vienmērīgas pārejas uz uzņēmējdarbību:
"Šodien es vēlos apstiprināt jūsu aprīkojuma vajadzības un parādīt mūsu sagatavoto piedāvājumu. Tam vajadzētu ilgt aptuveni 30 minūtes - vai tas jums noder?"
(2) Prasības apstiprinājums (5 minūtes): saskaņojiet vajadzības, lai izvairītos no nevajadzīgām diskusijām
Pavadiet apmēram piecas minūtes, lai apstiprinātu klienta prasības. Piemēram:
"Pamatojoties uz mūsu iepriekšējo paziņojumu, jums ir nepieciešami trīs grīdu skruberi pārtikas rūpnīcas darbnīcai ar epoksīda grīdām. Tie darbosies četras stundas dienā, un tiem ir jāatbilst Eiropas CE sertifikātam - vai tas ir pareizi? Vai ir kādas papildu prasības, kuras mēs neesam iekļāvuši?"
Klients varētu atbildēt: "Jā, vēl viena lieta, - grīdai ir jāizžūst 15 minūšu laikā pēc tīrīšanas, lai novērstu slīdēšanu." Nekavējoties ņemiet to vērā un noteikti pievērsiet uzmanību tam produkta prezentācijas laikā.
(3) Produkta prezentācija (15 minūtes): uzsveriet precizitāti un atbilstību
Prezentējot produktu, saistiet katru funkciju ar klienta īpašajām vajadzībām.
Piemēram, ja klients ir apārtikas rūpnīca, uzsvērt higiēnu:
"Šeit ir mūsu ūdens tvertne -, tā ir nemanāmi metināta, neatstājot spraugas, kur var uzkrāties netīrumi vai baktērijas. Tas nodrošina sanitārās tīrīšanas procesu un novērš piesārņojumu."
Parādiet detalizētus fotoattēlus un video demonstrāciju.
Ja klients minējašauras ejas, iezīmējiet salokāmo roku balstu:
"Šī skrubera roku balsts nolaižas uz leju, samazinot tā platumu tikai līdz 70 cm, lai tas varētu viegli iziet cauri jūsu darbnīcas 1-metru platajai ejai." Pēc tam izmantojiet lineālu, lai vizuāli parādītu platumu.
Prezentācijas laikā mijiedarbojieties ar klientu, uzdodot tādus jautājumus kā "Vai šī funkcija atbilst jūsu vajadzībām?" vai "Vai jūs domājat, ka šī jauda ir pietiekama?" lai viņus iesaistītu, nevis vienkārši sniegtu monologu.
Ja klients jautā: "Cik bieži man ir jāmaina birstes disks?", atbildiet:
"Parastos apstākļos tas kalpo apmēram sešus mēnešus. Mēs bez maksas nodrošinām divus rezerves birstes diskus. Ja nepieciešams vairāk, varat pasūtīt mūsu vietējās detaļu noliktavas, un tās tiks piegādātas trīs dienu laikā." Pēc tam parādiet rezerves daļu fotoattēlus un noliktavas atrašanās vietu.
(4) Jautājumi un atbildes un kopsavilkums (7 minūtes): pievērsiet uzmanību problēmām un noskaidrojiet turpmākās darbības
Jautājumu un atbilžu sesijas laikā klausieties pacietīgi un atbildiet precīzi. Ja neesat pārliecināts par kādu jautājumu (piemēram, "Kādi dokumenti ir nepieciešami vietējai muitošanai?"), nedomājiet. Tā vietā sakiet: "Es to apstiprināšu ar mūsu loģistikas komandu un sazināsimies ar jums vienas stundas laikā pēc sanāksmes" un pierakstiet.
Pēc visu jautājumu risināšanas apkopojiet galvenos punktus:
"Šodien mēs apstiprinājām trīs vienumus:
Trīs grīdas skruberi, kas piemēroti pārtikas rūpnīcu higiēnas prasībām un CE sertifikātam.
15 minūšu žāvēšanas funkcijas pievienošana.
Priekšlikumu un citātu nosūtīsim pēc tikšanās."
Pēc tam precizējiet turpmākās darbības:
"Es nosūtīšu jums priekšlikumu un citātu pirms darba dienas beigām. Ja pēc to izskatīšanas jums ir kādi jautājumi, mēs varam ieplānot īsu turpmāko tikšanos nākamajā trešdienā. Vai tas jums noder?"
III. Pēc tikšanās: sekojiet līdzi 24 stundu laikā - Neļaujiet klientam jūs aizmirst
Sapulce nebeidzas, kad beidzas zvans. Savlaicīga pārraudzība- liecina par profesionalitāti un uzticamību.
Ja rodas neatbildēti jautājumi (piemēram, muitošanas dokumenti vai piederumu cenas), nosūtiet atsauksmes stundas laikā pa e-pastu:
"Attiecībā uz jūsu minētajiem muitošanas dokumentiem mēs nodrošināsim faktūrrēķinu, iepakojuma sarakstu un CE sertifikātu. Piederumu cenas ir pievienotas piedāvājumam."
Organizēt un nosūtītsanāksmes piezīmes, priekšlikums, fotoattēli/videoklipi un citātstajā pašā dienā. Izmantojiet skaidru e-pasta tēmu, piemēram:
"Priekšlikums [3 pārtikas rūpnīcu grīdas skrāpjiem] + piedāvājums — jūsu uzņēmuma nosaukums."
E-pasta ziņojuma pamattekstā īsi apkopojiet sapulces saturu un nākamās darbības.
Secinājums
Mājsaimniecības tīrīšanas aprīkojuma piegādātājiem efektīva video konference ir aptuveniproblēmu risināšana no klienta perspektīvas:
Sakārtojiet laiku un rīkus atbilstoši klientam.
Prezentējiet īpaši pielāgotus produktus, kas iedvesmo pārliecību.
Nekavējoties sekojiet līdzi, lai pierādītu uzticamību.
Nav vajadzīgi smalki vārdi, - vienkārši koncentrējieties uz detaļām, kas ļauj klientam sajust jūsu profesionalitāti un centību. Tādā veidā videokonferences var efektīvi saskaņot abu pušu vajadzības un izveidot stabilu pamatu sadarbībai. Galu galā, kad ārvalstu klienti izvēlas piegādātājus, viņi ne tikai aplūko produktus -, bet arī apsver, vai sadarbība ar jums būsbez problēmām-.
